Oaxaca de Juárez, Oax., 31 de mayo de 2022.- Para dar cumplimiento a la Ley General de Archivos, el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO) realizó la evaluación de los documentos que conserva el Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Oaxaca (IEEPCO) y capacitará a su personal para contribuir a que esta institución organice su archivo de manera correcta.
Con esta orientación, el AGEO puso en marcha uno de sus objetivos centrales, el cual consiste en promover la organización de archivos entre los sujetos obligados. Para ello, el director de esta institución, Jorge Álvarez Fuentes, acompañado por integrantes del Departamento de Conservación y Restauración, así como del Departamento de Recepción y Expurgo, visitaron las instalaciones del IEEPCO para analizar los documentos que conforman su archivo.
De acuerdo con Nancy Pérez Bielma, jefa del Departamento de Recepción y Expurgo, se realizó un diagnóstico de manera general para hacer un muestreo y así identificar si los documentos contaban con valores secundarios. Como resultado, se encontraron piezas relativas a la Comisión Federal Electoral y Comisión Estatal Electoral, que incluyen listas de municipios, actas de instalación de casillas para gobernador, lista nominal de electores, entre otras. “En estos documentos encontramos funciones sustantivas, razón de ser de la institución y analizamos si tenían valor histórico”, comentó.
Por su parte, María Magdalena Heredia Espitia, asesora especializada en el Departamento de Conservación y Restauración, dijo que su participación se enfocó en conocer los materiales constitutivos que tienen en resguardo, las condiciones en las que se encuentran las piezas, el tipo de embalaje, entre otras.
“Generamos un reporte para poder dar fe de las observaciones y emitir algunas recomendaciones”, agregó Heredia Espitia. “Sugerimos que se inicie con un proceso de organización y de valoración de sus documentos. Previo a esto, hacer una desinfección para eliminar cualquier ataque de insectos, hacer una limpieza superficial para quitar polvo y suciedad, y trabajar en conjunto con el equipo de Organización y Clasificación de Archivos para brindarles asesoría”.
Por lo tanto, el AGEO realizó una propuesta de trabajo para capacitar al personal del IEEPCO. Asimismo, recomendó que los 92.3 metros lineales de documentación se estabilicen y se implemente una limpieza superficial, para después dar paso a la organización que contempla identificación, clasificación, ordenación y resguardo.
En consecuencia, el AGEO seguirá trabajando con el IEEPCO, así como con el resto de dependencias del Gobierno del Estado, en la capacitación, organización y el acompañamiento técnico. Con ello se da cumplimiento a la Ley General de Archivos, que estipula que todos los Sujetos Obligados deben tener organizado su archivo de acuerdo a la normativa.
